Ga naar inhoud
De E-commerce Bijbel

Sjabloon: leveranciers-onderhandelingsscript

De marge die je bij je leverancier onderhandelt, verdien je terug op elke verkochte eenheid — voor altijd. Toch durven veel starters niet verder te gaan dan de eerste prijs die ze krijgen. Dit sjabloon geeft je kant-en-klare, professionele berichten voor elke fase: van de eerste uitvraag tot prijs, MOQ, betaaltermijn en kwaliteitsafspraken. Vul de rechte-haken-variabelen in en versturen maar.

Kernconcepten

Section titled “Kernconcepten”

RFQ. Request for Quotation: een gestructureerde prijsaanvraag waarin je precies vertelt wat je wilt (product, specificaties, aantal), zodat je vergelijkbare offertes terugkrijgt.

MOQ. Minimum Order Quantity: het minimum aantal stuks per bestelling. Bij een eerste order vaak onderhandelbaar, zeker als je groei in het vooruitzicht stelt.

Betaaltermijn. De verdeling tussen aanbetaling en restbetaling. Een veelvoorkomende afspraak is 30 procent vooraf en 70 procent voor verzending; gunstiger termijnen sparen je werkkapitaal.

Ankeren. Bewust een tegenvoorstel doen dat lager ligt dan je verwacht te krijgen, zodat de uitkomst naar jouw kant beweegt. Doe dit altijd onderbouwd, nooit als botte eis.

Stap-voor-stap workflow

Section titled “Stap-voor-stap workflow”

  1. Stuur een RFQ naar minstens 3 tot 5 leveranciers tegelijk, zodat je kunt vergelijken en hefboom hebt.

  2. Vraag eerst een sample aan voordat je over grote aantallen of prijs praat.

  3. Onderhandel pas over prijs als je weet dat de kwaliteit klopt.

  4. Bespreek MOQ en betaaltermijn als aparte hefbomen, niet alles in één bericht.

  5. Leg kwaliteitsafspraken en wat er gebeurt bij afkeur schriftelijk vast voordat je bestelt.

Sjablonen

Section titled “Sjablonen”
1. Eerste uitvraag (RFQ)

Onderwerp: Prijsaanvraag voor [product] — mogelijke doorlopende samenwerking

Beste [naam of team],

Wij zijn [merknaam], een e-commercebedrijf in Nederland. We zijn op zoek naar een betrouwbare leverancier voor [product] en willen graag een offerte ontvangen.

Specificaties:

  • Product: [product met afmetingen, materiaal, kleur]
  • Gewenste aantallen: [aantal] voor de eerste order, daarna naar verwachting [maandvolume] per maand
  • Verpakking: [eigen logo / neutraal / wensen]

Graag ontvangen we:

  1. Stuksprijs bij [aantal] en bij [groter aantal]
  2. MOQ
  3. Levertijd en betaalvoorwaarden
  4. Of een sample mogelijk is

We vergelijken op dit moment meerdere leveranciers en kijken uit naar een langdurige samenwerking.

Met vriendelijke groet, [naam], [merknaam]

2. Sample-aanvraag

Beste [naam],

Bedankt voor de offerte. Voordat we een grotere order plaatsen, ontvangen we graag eerst een sample van [product] om de kwaliteit te beoordelen.

Kunt u aangeven:

  • Wat een sample kost en of de samplekosten verrekend worden met een latere order
  • De verzendkosten naar [land]
  • De levertijd van de sample

Zodra de kwaliteit klopt, zijn we klaar om door te pakken naar een eerste order.

Met vriendelijke groet, [naam]

3. Prijsonderhandeling

Beste [naam],

De sample bevalt ons goed, dank daarvoor. We zijn klaar om te bestellen, maar de stuksprijs van [bedrag] ligt hoger dan wat we van vergelijkbare leveranciers ontvingen.

We willen graag met u in zee, en als we tot [doelprijs] per stuk komen, kunnen we de eerste order van [aantal] direct bevestigen — met de intentie om dit maandelijks te herhalen.

Is er ruimte op de prijs, bijvoorbeeld bij een groter volume of een langere samenwerking?

Met vriendelijke groet, [naam]

4. MOQ verlagen

Beste [naam],

We zijn enthousiast over [product], maar de MOQ van [aantal] is voor onze eerste order aan de hoge kant. We willen graag eerst de markt testen voordat we groter inkopen.

Zou een eerste order van [lager aantal] mogelijk zijn? Bij goede verkoop schalen we daarna snel op naar uw standaard-MOQ of hoger. We zijn bereid een iets hogere stuksprijs te accepteren voor deze eerste, kleinere order.

Met vriendelijke groet, [naam]

5. Betaaltermijn

Beste [naam],

We willen de order graag bevestigen. Wat betreft de betaling: in plaats van [huidige termijn] stellen we voor om [aanbetaling] vooraf te voldoen en het restant [restmoment, bijv. na verzending of bij ontvangst].

Voor een nieuwe samenwerking helpt dit ons om het risico te spreiden. Naarmate het vertrouwen groeit, kunnen we de termijnen herzien.

Is dit bespreekbaar?

Met vriendelijke groet, [naam]

6. Kwaliteitsafspraken

Beste [naam],

Voordat we de order plaatsen, willen we de kwaliteitsafspraken vastleggen:

  • Het product voldoet aan de specificaties zoals in de sample: [korte beschrijving]
  • Acceptabel defectpercentage: maximaal [percentage]
  • Bij producten die buiten deze norm vallen: [vervanging / creditering / herproductie]
  • Voor verzending ontvangen we graag foto’s of een inspectierapport van de productie

Kunt u bevestigen dat u hiermee akkoord gaat? Dan stellen we de order op.

Met vriendelijke groet, [naam]

Voorbeeld: wat onderhandelen oplevert

Section titled “Voorbeeld: wat onderhandelen oplevert”

Stel je verkoopt 500 stuks per maand. De leverancier vraagt 8,00 euro per stuk; je onderhandelt naar 7,20 euro.

Besparing per stuk: 0,80 euro. Per maand: 500 maal 0,80 = 400,00 euro. Per jaar: 4.800,00 euro extra winst, puur uit één gesprek bij de start. Daarom loont het altijd om minstens één keer beleefd tegen te bieden.

Tips per stap

Section titled “Tips per stap”
  • Bij de RFQ: noem altijd je verwachte herhaalvolume. Leveranciers geven betere prijzen aan klanten die terugkomen.
  • Bij de sample: vraag of samplekosten verrekend worden met een latere order; dat is gebruikelijk.
  • Bij de prijs: anker met een concrete doelprijs en een reden (een vergelijkbare offerte, een volumebelofte), niet met een vage “kan het goedkoper”.
  • Bij de MOQ: bied een iets hogere stuksprijs aan in ruil voor een kleinere eerste order; dat is voor de leverancier vaak acceptabel.
  • Bij de betaaltermijn: vraag nooit alles achteraf bij een eerste order; dat wekt wantrouwen. Bouw het vertrouwen stapsgewijs op.

Veelgemaakte fouten

Section titled “Veelgemaakte fouten”
  • De eerste prijs accepteren. De eerste offerte is bijna nooit de beste prijs.
  • Onderhandelen vóór de kwaliteit vaststaat. Een lage prijs op een slecht product is geen winst.
  • Alles tegelijk eisen. Prijs, MOQ én betaaltermijn in één bericht overvragen zet de relatie onder druk. Spreid je hefbomen.
  • Niets schriftelijk vastleggen. Mondelinge kwaliteitsafspraken zijn waardeloos als er een lading rammel binnenkomt.

Checklist

Section titled “Checklist”

Lees verder

Section titled “Lees verder”